Wir helfen Gemeinden!

Bessere Qualität in der Gestaltung öffentlicher Vorhaben (Plätze, Gebäude, Siedlungen etc.) bei gleichzeitig geringeren Kosten – das wünschen sich viele Gemeinden. Mit (nicht anonymen, geladenen) Gestaltungs-Wettbewerben ist das einfacher, als man denkt. Zwar kostet ein Wettbewerb etwas, im Endeffekt bringt er aber doch das gewünschte Ergebnis. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie mit unserer Hilfe einen Gestaltungs-Wettbewerb in Ihrer Gemeinde
ausschreiben und durchführen können (wenn der Dienstleistungsauftrag des Planers einen geschätzten Auftragswert von Euro 200.000,- zuzüglich Umsatzsteuer nicht überschreitet).

Schritt 1	Information der Gemeinde in Form eines kostenlosen Beratungsgespräches durch einen Mitarbeiter von "NÖ gestalten"
Schritt 2	Gemeindeinterne Vorbereitung
Schritt 3	Beauftragung eines Wettbewerbsorganisators zur Unterstützung der Gemeinde bei der Abwicklung des Wettbewerbes
Schritt 4	Erarbeitung der Wettbewerbsunterlagen durch den Wettbewerbsorganisator in Abstimmung mit der Gemeinde
Schritt 5	Bestellung eines Beurteilungsgremiums (Jury)
Schritt 6	Auswahl der Wettbewerbsteilnehmer
Schritt 7	Aussendung der Wettbewerbsunterlagen
Schritt 8	Abhaltung eines Hearings
Schritt 9	Abgabe der Arbeiten und Vorprüfung durch den Wettbewerbsorganisator
Schritt 10	Beurteilungssitzung
Schritt 11	Pressekonferenz und Ausstellung
Schritt 12	Nun sollte die Beauftragung des Gewinners erfolgen
Schritt 13	Planungsdurchführung und Leistungsvergabe an Professionisten

Schritt 1

Information der Gemeinde in Form eines kostenlosen Beratungsgespräches durch einen Mitarbeiter von „NÖ gestalten“ (Amt der NÖ Landesregierung):
Die Gemeinde kann „NÖ gestalten“ um kostenlose Information zur Lösung der beabsichtigten Planungs- bzw. Bauaufgabe ersuchen. Ein speziell geschulter Mitarbeiter berät die Gemeinde über die unterschiedlichen Möglichkeiten der Realisierung.
Ab einer gewissen Dimension und Bedeutung des Vorhabens wird sich die Abhaltung eines Wettbewerbes als zielführend erweisen. Grundsätzlich können neben Hochbauprojekten auch Siedlungserweiterungsprojekte Inhalt von Wettbewerben sein.
Der Mitarbeiter von NÖ gestalten wird die Gemeinde über Folgendes informieren:

Art des Verfahrens
Schwellenwerte der EU
Vorteile für die Gemeinde
Betreuung durch einen externen Berater
Ablauf und Vorbereitung des Verfahrens
Kosten
Jury, Hearing und PR-Angelegenheiten
Vertragsgestaltung
Rechte und Pflichten des Auslobers
Termineckdaten / Zeitplan

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Schritt 2

Gemeindeinterne Vorbereitung:
Entschließt sich die Gemeinde zur Durchführung eines Wettbewerbes zur Erlangung von Entwürfen, sollte gemeindeintern getrachtet werden, dass:

ein gültiger Gemeinderatsbeschluss darüber vorliegt;
ein genaues Ziel definiert ist;
die Standortsuche (das Grundstück ist vorhanden und verfügbar) abgeschlossen ist;
das Grundstück rechtskräftig für den künftigen Verwendungszweck gewidmet ist;
das Grundstück u. a. auch flächenmäßig geeignet ist, nicht im Hochwasserbereich liegt, die Bodenmechanik in Ordnung ist, die Erschließung gesichert ist, die Baudurchführung prinzipiell möglich ist, etwaige Bebauungsbestimmungen nicht entgegenstehen etc.;
die Frage einer Beteiligung anderer Behörden
(z. B. BDA) geklärt ist;
etwaige archäologische Grabungen durchgeführt
wurden oder werden;
die Infrastruktur (Kanal, Strom etc.) vorhanden ist oder ermöglicht wird;
die Finanzierung (auch terminlich) gesichert ist
(Förderungsansuchen etc.).

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Schritt 3

Beauftragung des Wettbewerbsorganisators (Wettbewerbsbetreuers) zur Unterstützung der Gemeinde bei der Abwicklung des Wettbewerbes:
Dieser ist nicht der o. a. Mitarbeiter von „NÖ gestalten“, sondern muss erst von der Gemeinde beauftragt werden. Prinzipiell sollte als Wettbewerbsorganisator nur jene Person beauftragt werden, die eine diesbezügliche Erfahrung und Ausbildung besitzt.
Nach der dementsprechenden Auswahl durch die Gemeinde wird dieser (von der Gemeinde) aufgefordert, ein Honorarangebot vorzulegen, das auf die spezielle Aufgabe zugeschnitten ist.
Das Honorar beträgt je nach Bauaufgabe und den Anforderungen der zu betreuenden Gemeinde ca. EUR 8.000,- zuzüglich Umsatzsteuer.
Die Gemeinde beauftragt schriftlich den Wettbewerbsorganisator.
Im Auftragsschreiben sollen die terminlichen Eckdaten und der Leistungsumfang festgelegt werden.

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Schritt 4

Erarbeitung der Wettbewerbsunterlagen durch den Wettbewerbsorganisator (bzw. das Wettbewerbsbüro) in Abstimmung mit der Gemeinde:
Vor der Auslobung sollte seitens des Wettbewerbsorganisators die grundsätzliche Standorteignung nochmals überprüft werden.
Die langläufige Meinung, dass durch einen Wettbewerb gute Ideen geliefert werden stimmt nur dann, wenn die Grundlagen zur Ideenfindung möglichst präzise formuliert werden! Daher ist einer der wichtigsten Teile des gesamten Wettbewerbes die Formulierung der Wettbewerbsunterlagen.
Es hat sich sehr bewährt, dass dem Wettbewerbsorganisators seitens der Gemeinde ein kleiner Wettbewerbsausschuss zur Seite gestellt wird (Mitglieder des Bauausschusses, Bauamtsleiter, Sekretär etc., oder sonstige vom Bauvorhaben direkt betroffene zukünftige Benutzer).
Gemeinsam werden die Randbedingungen für die Wettbewerbsteilnahme erarbeitet. (z. B. Raumprogramm, spezielle Wünsche, Kostenrahmenfixierung etc.).
Der Wettbewerbsorganisator schlägt die Texte vor und organisiert die erforderlichen Beilagen zur Ausschreibung
(Lageplan, Bestandspläne, Fotos etc.).

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Schritt 5

Bestellung eines Beurteilungsgremiums (Jury):
Die Gemeinde (als Auslober) bestellt, unterstützt durch den Wettbewerbsorganisator, das Beurteilungsgremium, bestehend aus Fach- und Sachpreisrichtern. Genaue Information über dieses Thema erhält die Gemeinde vom Wettbewerbsorganisator.


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Schritt 6

Auswahl der Wettbewerbsteilnehmer:
Bei einem geladenen Wettbewerb sollten zwischen 4 und max. 8 Teilnehmer zur Teilnahme geladen werden. Die Auswahl sollte nach Qualitätskriterien unter Beiziehung des Wettbewerbsorganisators erfolgen.
Alle geladenen Teilnehmer erhalten nach Erbringung ihrer Leistung eine (im Zuge der Wettbewerbsausschreibung fixierte) Aufwandsentschädigung. Dies ist insofern erforderlich, als dadurch auch eine gewisse Qualität der zu geforderten Unterlagen, sowie eine dementsprechende Motivation der Wettbewerbsteilnehmer zu erwarten ist.

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Schritt 7

Aussendung (und sämtliche Kommunikation)
durch das Wettbewerbsbüro = Organisator. (P.S.: und nicht durch die Gemeinde) gleichzeitig und gleichwertig an alle Teilnehmer.

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Schritt 8

Abhaltung eines Hearings:
Fragestunde der Teilnehmer an das Beurteilungsgremium/ Jury und Vertreter des Auslobers, sowie Besichtigung des Bauplatzes samt Umgebung.

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Schritt 9

Abgabe der Arbeiten und Vorprüfung durch den Wettbewerbsorganisator:

Der Wettbewerbsorganisator prüft die eingereichten Projekte auf Einhaltung aller Vorschriften des Wettbewerbs und Vollständigkeit und verfasst einen Vorprüfungsbericht, welcher der Jury vorgelegt wird.

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Schritt 10

Beurteilungssitzung:
In mehreren Durchgängen wird von den Jurymitgliedern (Zusammensetzung sh. Schritt 5) anlässlich einer (nicht
öffentlichen) Sitzung ein Siegerprojekt gekürt. Die Jurysitzung wird protokolliert und dies in weiterer Folge den Wettbewerbsteilnehmern zur Kenntnis gebracht. Aus diesem Protokoll geht zwar der genaue Hergang der Entscheidungsfindung hervor, nicht jedoch persönlich zuordenbare Äußerungen der einzelnen Jurymitglieder.
Die Jury empfiehlt das Siegerprojekt (einstimmig oder zumindest mehrheitlich) zur weiteren Bearbeitung. Der Wettbewerbsorganisator begleitet die Jury während der Beurteilungssitzung, gibt jedoch selbst keine Stimme.

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Schritt 11

Pressekonferenz und Ausstellung:
Falls es seitens des Auslobers gewünscht wird, ist der Wettbewerbsorganisator beim Erstellen von Presseaussendungen und Ausstellungsvorbereitung behilflich (Achtung: alle gewünschten Leistungen vorher schriftlich vereinbaren, siehe Schritt 3!).
Eine Informationsveranstaltung für alle Gemeindebürger ist empfehlenswert. Damit ist das eigentliche Wettbewerbsverfahren abgeschlossen.

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Schritt 12

Nun sollte die Beauftragung des Gewinners erfolgen:
Dazu ist es ratsam, einen schriftlichen Werkvertrag zwischen Planer und Gemeinde auszuverhandeln.
Bei der Vertragsgestaltung könnte auch der Wettbewerbsorganisator behilflich sein, besonders bei der Information über die einzelnen zu beauftragenden Planerleistungen (Vorentwurf, Entwurf, Einreichung etc.)

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Schritt 13

Planungsdurchführung und Leistungsvergabe an Professionisten:
Ist der Planer beauftragt, kann mit der Ausführungsplanung und Vergabevorbereitung der Gewerke begonnen werden. Neben dem Planer ist je nach Bauvorhaben auch ein Geometer, Bauphysiker (Energieoptimierung), Haustechnikplaner und Statiker zu beauftragen.
Erst mit Vorliegen aller Offerte nach dem Ausschreibungsverfahren liegen die Kosten endgültig vor.

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